Excel es una herramienta que incluso te permite generar bases de datos con un formulario de manera sencilla.
Excel se ha convertido en el software preferido de numerosas personas a nivel mundial, así como también de empresas que aprovechan sus fórmulas y funciones para aumentar su rendimiento y mejorar su eficiencia. Un ejemplo de esto es cuando una empresa maneja una gran cantidad de clientes, lo cual puede complicar el seguimiento manual de dicha información. En estos casos, resulta necesario contar con una base de datos.
Afortunadamente, Excel también permite crear bases de datos con un formulario de manera sencilla, lo cual facilita la búsqueda automatizada de clientes específicos en el menor tiempo posible. Sin embargo, los beneficios de contar con un sistema que almacena estos datos van más allá, como te explicaremos a continuación.
En este artículo, aprenderás a crear una base de datos en Excel con un formulario, así como también descubrirás la importancia de contar con este sistema y los beneficios que ofrece a las empresas. De esta manera, podrás acceder rápidamente a información detallada sobre tus clientes. Si estás empezando a trabajar con este programa de ofimática, también te puede resultar útil familiarizarte con algunas fórmulas básicas que te ayudarán en todo el proceso.
Cómo crear una base de datos en Excel con un formulario
Crear una base de datos en Excel es más sencillo de lo que imaginas, aunque deberás seguir una serie de pasos para lograrlo. Para ayudarte a comprender mejor cada uno de estos pasos, prepararemos un ejemplo que te servirá como guía y que podrás adaptar según tu situación.
- Crear el documento en Excel.
- Agregar las fórmulas necesarias para su correcto funcionamiento.
- Incluir un botón para guardar los datos.
- Programar el botón para almacenar la información.
- Poner a prueba tu base de datos.
A continuación, te explicaremos en detalle cada uno de estos pasos para que puedas comenzar a crear la base de datos de los clientes de tu empresa en Excel. Además, podrás realizar todo este proceso en cuestión de minutos.
Crear el documento en Excel
El primer paso consiste en diseñar el documento en Excel y guardarlo con el nombre de «Libro de Excel habilitado para macros». Esto es importante, al igual que asegurarse de que el archivo cuente con dos hojas, una con el título de «Registro» y la otra llamada «Datos».
El primer paso es formatear tu base de datos en Excel.
- En la hoja titulada «Registro», debes ingresar celdas para los datos de tus clientes.
- Estos datos pueden variar según la empresa.
- En nuestro ejemplo, elegimos incluir nombres, edades, números de teléfono, direcciones de residencia y correos electrónicos como información.
- Además de estos datos, también debes agregar una nueva celda para el «Código».
- Por supuesto, puedes personalizar esta base de datos según tus preferencias.
- Una vez que hayas terminado esto, puedes pasar a la hoja de «Datos».
- En esta hoja, deberás crear varias columnas donde registrarás los datos de tus clientes.
- Si lo deseas, puedes resaltar la fila justo debajo de los datos para evitar que se escriba en ella y garantizar que las fórmulas funcionen correctamente.
- Luego, debes seleccionar la fila que has resaltado y acceder a la pestaña «Vista».
- Allí, haz clic en la opción «Inmovilizar» y luego en «Inmovilizar paneles».
En la hoja de «Datos», debes crear las mismas celdas de información que has diseñado en la hoja de «Registro».
De esta manera, habrás creado el formato de la base de datos y ahora es el momento de agregar las fórmulas necesarias para su funcionamiento.
Agregar las fórmulas para el correcto funcionamiento
Por supuesto, para que esta base de datos funcione correctamente, es necesario incluir una serie de fórmulas sin cometer errores que podrían afectar su funcionamiento.
Es hora de agregar las fórmulas para que esta base de datos pueda funcionar adecuadamente.
- El primer paso es ir a la hoja de «Registro».
- Luego, debes hacer clic en la celda donde se ingresará el «Código» de los clientes.
- En esa celda, debes ingresar la fórmula =contar(Datos!A5:A10000)+1 y presionar «Enter».
- Es importante tener en cuenta que hemos utilizado la celda «A5» ya que se refiere a la celda donde se encuentra el código en la hoja de «Datos».
- Esto significa que, en tu caso, este valor dependerá de la celda seleccionada.
- Luego, el valor del código cambiará a «1».
- Debes seleccionar esta celda y hacer clic derecho para luego seleccionar «Formato de celdas».
- En la nueva ventana, aparecerán varias pestañas, como «Número», pero debes seleccionar la opción «Personalizada».
- A continuación, en la sección «Tipo», debes ingresar el código: A000 y hacer clic en «Aceptar».
- Después de eso, debes ir a la hoja de «Datos» y seleccionar las celdas debajo de la columna «Código», excluyendo la celda resaltada para evitar escrituras.
- Luego, haz clic derecho en todas las celdas seleccionadas y selecciona «Formato de celdas».
- En la pestaña «Personalizada», debes ingresar el código: A000 en la sección «Tipo».
Es importante cambiar también el formato de las celdas de «Código» en la hoja de «Datos», sin tener en cuenta la celda resaltada.
Implementar un botón para guardar los datos
Hasta el momento, el proceso ha sido algo largo y puede parecer confuso, pero ahora es momento de simplificar todo lo demás y para eso será necesario implementar algunos botones especiales.
Lo siguiente será crear un botón de «Guardar» que debes añadir en la hoja de Registro.
- Debes acceder a la pestaña «Archivo» y después en el apartado de «Opciones».
- En la nueva ventana que aparecerá, debes acceder a «Personalizar cinta de opciones» y seleccionar la opción «Desarrollador».
- Después de hacer clic en «Aceptar» para guardar los cambios, notarás que ha aparecido una nueva pestaña en la cinta de opciones de Excel.
- Luego, debes ubicarte en la hoja de Registro y acceder a la pestaña «Desarrollador».
- Desde esta interfaz, debes hacer clic en la opción «Insertar» y luego en «Insertar botón».
- Tendrás que elegir el lugar donde deseas que esté el botón y luego hacer clic en «Aceptar».
- Ahora tendrás un botón. Debes hacer clic derecho sobre este y luego en «Modificar texto».
- Debes escribir la palabra «Guardar».
Programar el botón para almacenar la información
Ya has creado el botón que servirá para guardar los valores, pero este proceso aún no ha terminado, ya que todavía debes programarlo para que funcione correctamente. Y esto es algo muy sencillo si sigues los pasos que te mostraremos a continuación.
Debes proceder a grabar los macros y asignarlos al botón «Guardar» que has creado.
- Debes acceder a la pestaña «Desarrollador» y luego hacer clic en la opción «Marcos».
- Ahora, presiona la opción «Grabar macro».
- Se abrirá una nueva ventana y debes guardar este cambio con el título «Guardar».
- Lo siguiente que debes hacer es acceder a la hoja de Datos y seleccionar todas las celdas que se encuentran debajo de las celdas que dibujaste al principio.
- A continuación, haz clic derecho y selecciona «Insertar».
- Luego, elige «Opciones de inserción» y luego pulsa en «El mismo formato de abajo».
- Después, regresa a la hoja de Registro y haz clic en la celda que corresponde al código y presiona la combinación de teclas CTRL + C.
- Ahora vuelve a la hoja de Datos y, en la columna del código, presiona las teclas CTRL + V.
- Repite este proceso con los datos que deseas rellenar en el registro.
Una vez que hayas finalizado este procedimiento, podrás regresar a la hoja de Registro y seleccionar las celdas que contendrán los datos, una por una. Luego, presiona la tecla Delete en todas excepto en la que dice Código.
Finalmente, solo tendrás que guardar el documento y luego, en la pestaña «Desarrollador», hacer clic en «Detener grabación». Después, haz clic en el botón «Guardar» que has creado y luego en la opción que dice «Asignar macro», donde deberás seleccionar el que creaste con el nombre de «Guardar» y listo.
Pon a prueba tu base de datos
Si has seguido todas las indicaciones al pie de la letra, entonces has creado exitosamente tu base de datos en Excel. Sin embargo, tu trabajo aún no ha concluido, ya que debes ponerla a prueba para verificar su correcto funcionamiento.
Una vez que registres los datos de los clientes en la hoja de Registro y pulses el botón Guardar, se transferirán automáticamente a la hoja de Datos.
- Para ello, debes llenar el formulario con la información requerida y luego pulsar el botón Guardar que has creado.
- Después de esto, los datos deberían desaparecer de la hoja de Registro, pero los encontrarás ahora en la hoja de Datos.
- Una vez que hayas ingresado los datos de tus clientes, habrás finalizado con la creación de tu base de datos.
Importancia de crear una base de datos para una empresa
Descubre por qué es fundamental contar con una base de datos bien estructurada en el ámbito empresarial.
Crear una base de datos puede ser un procedimiento extenso, pero consideramos que vale la pena, ya que las empresas que manejan una gran cantidad de clientes y no cuentan con un sistema como este pueden enfrentar diversos problemas.
En otras palabras, tener una base de datos permite acceder rápidamente a la información y mejorar la eficiencia de producción. Además, ofrece la posibilidad de almacenar una gran cantidad de información y permite el acceso rápido a estos datos para varios usuarios, ya que suelen estar sincronizados en la nube.
Beneficios de crear una base de datos en Excel
Si te preguntas cuáles son los beneficios de crear una base de datos en Excel, debes saber que son muy diversos.
En primer lugar, si ya posees la suite ofimática de Microsoft, significa que ya cuentas con Excel y no necesitas pagar por otra herramienta para llevar a cabo la base de datos. Además, al ser uno de los programas más ampliamente utilizados en el ámbito empresarial, suele tener comandos con los que la mayoría de los usuarios están familiarizados.
Además, tienes la opción de sincronizar tu libro de Excel con la nube de OneDrive, lo que permite que otros usuarios puedan visualizarlo, editarlo y trabajar en conjunto. Esto tiene la ventaja adicional de contar con un amplio conjunto de funciones que hacen que la experiencia de uso sea mucho más sencilla.
