La elaboración de un índice es una parte fundamental al presentar cualquier proyecto en Word, ya sea un proyecto laboral, una presentación de trabajo o un trabajo para el instituto o la universidad. Es conveniente conocer cómo hacerlo, aunque luego se pueda decidir no utilizarlo, con el fin de tener algunos trucos para crear un índice rápidamente y sin complicaciones, a cualquier nivel.
Crear un índice en Word a mano utilizando listas y sangría hacia la derecha es posible, pero no es la mejor opción debido a que pueden surgir errores al introducir las páginas o simplemente se tardará mucho más tiempo si se tiene que hacer manualmente en documentos extensos con 100, 200 o 300 páginas que numerar y seleccionar. Es posible hacer un índice a través de los diferentes títulos creados, lo que generará automáticamente el índice. Además, otra ventaja es que se puede navegar directamente a la categoría seleccionada si se está visualizando un PDF, por ejemplo.
Cómo crear un índice automáticamente
Para crear el índice en Word, primero se deben resaltar los títulos y luego crear una tabla de contenidos que funcionará como el índice al inicio o al final del documento. A continuación, se explica paso a paso cómo hacerlo, desde resaltar los títulos hasta crear la tabla de contenidos, que será de gran utilidad para obtener un índice en Word.
Resaltar títulos
Existen dos formas de tener en cuenta al hacer un índice: escribir todo el texto con el mismo formato y darle formato posteriormente, o bien, la segunda opción, ir cambiando el formato a medida que se escribe. ¿Qué significa esto? Para crear el índice, es necesario marcar las secciones con Título 1, Título 2, Título 3, según su jerarquía. Por ejemplo:
- Cómo crear un índice en Word (Título 1)
Crear el índice (Título 2)
Pasos que debemos seguir (Título 2)
Añadir títulos (Título 3)
Cambiar colores (Título 3)
Los títulos se pueden agregar mientras se escribe o al final, una vez que se ha terminado el documento. En realidad, se pueden realizar cambios en cualquier momento, por lo que no habrá ningún problema si se desea modificar algo que no se considera un título adecuado una vez que se haya terminado. Por lo tanto, no importa si no se tiene claro qué se quiere considerar como título y qué no, ya que se puede modificar en el momento deseado.
Para ello, se debe seleccionar el texto deseado y dirigirse a la parte superior derecha de la pantalla. Luego, ir a la sección de «Estilos» y elegir el formato deseado. A medida que se seleccionan los títulos, secciones o párrafos que se desean incluir en el índice, se les debe aplicar el estilo Título 1, Título 2, etc., según la jerarquía del contenido, desde la opción de menú «Inicio». Una vez que se haya marcado todo lo que se desea incluir en el índice, se debe colocar el cursor en la parte del documento donde se quiere añadir el índice de Word.
Crear tabla de contenidos
Los índices en Word no reciben el nombre de «índices» propiamente dicho, sino que se les llama «tabla de contenidos«. Podemos encontrarla en el menú de Referencias de nuestro procesador de texto, aunque su ubicación puede variar según la versión exacta de Word que tengamos. En caso de que este tutorial no funcione, se recomienda buscar instrucciones específicas para la versión en caso de ser demasiado antigua. Si tenemos una versión actual o reciente, podemos seguir los siguientes pasos:
Una vez que hemos marcado los estilos correspondientes en cada uno de los títulos 1 o 2 y hemos identificado las diferentes secciones en el documento, podemos crear la tabla de contenido. Es importante destacar que ninguno de los títulos debe tener el estilo «Normal» si queremos que el esquema se genere automáticamente en Word. A continuación, debemos seguir estos simples pasos:
- Ir a la parte superior de la pantalla.
- Abrir el Menú de Referencias de Word, ubicado en la sección «azul».
- Encontrar la opción «Tabla de contenido» en el primer apartado.
- Hacer clic en «Tabla de contenido», como se muestra en la captura de pantalla.
- Elegir el diseño deseado de los disponibles.
Al realizar estos pasos, se generará automáticamente una tabla de contenido en una página en blanco en el lugar donde se encuentre el cursor. Si no estamos satisfechos con la fuente o el diseño, podemos realizar modificaciones o cambiarlos sin ningún problema. Es importante tener en cuenta que existen varias razones por las cuales puede que no podamos insertar una tabla de contenido en el documento de Word, como:
- No haber aplicado los estilos de Título 1-3 integrados de Word a los títulos.
- Haber utilizado estilos personalizados que no estén configurados correctamente.
- Haber eliminado el formato de encabezado utilizando formato directo en lugar de estilos.
Cualquiera de estas situaciones puede causar problemas en Word, ya que indica que el programa no reconoce que el documento contiene encabezados y, por lo tanto, no sabe qué entradas agregar a la tabla de contenido. Para solucionarlo, es necesario dar formato a todos los encabezados del documento utilizando los estilos correspondientes. Podemos utilizar los estilos de encabezado integrados de Word y modificarlos según nuestras necesidades, o revisar los estilos personalizados utilizados para asegurarnos de que estén configurados correctamente. Luego, podremos insertar la tabla de contenido.
Ir a la página correspondiente
Una de las ventajas de utilizar este método en lugar de crear manualmente la tabla de contenido, escribiendo uno a uno los títulos y las páginas correspondientes, es que podemos ir directamente a la página deseada desde Word. Podemos hacerlo simplemente manteniendo presionada la tecla Control y haciendo clic en el punto o capítulo deseado. Automáticamente seremos redirigidos a la página correspondiente donde se encuentra dicho contenido. Es así de sencillo. Esta función nos permite resolver el problema de manera fácil y rápida. Se recomienda crear este tipo de índice al finalizar el documento, para facilitar la organización de todo el contenido y sus títulos. Sería más complicado reorganizar la tabla de contenido una vez que el documento esté terminado. De esta manera, evitamos posibles errores o incompatibilidades.
Cómo generar un índice de forma manual
Es evidente que la opción más conveniente es utilizar la función automática que vimos anteriormente, ya que nos permite crear un índice en Word sin tener que hacer nada manualmente. Sin embargo, en algunos casos esta opción no será viable o simplemente preferiremos hacerlo de forma manual para tener un mayor control sobre el proceso. Para lograrlo, podemos crear una tabla de contenido manual utilizando la herramienta Regla. A continuación, te mostramos los pasos necesarios:
- En primer lugar, abre el programa Word.
- Luego, ubícate en la regla superior de medidas.
- Una vez en la herramienta Regla, puedes mover el cursor y establecer un punto de tabulación.
- En este punto, se mostrarán los números de página correspondientes a las secciones del documento.
Ahora que ya sabes cómo acceder a esta herramienta disponible en Word, veamos los pasos que debes seguir para crear un índice de forma manual según tus necesidades. El proceso se realiza dentro de la herramienta Regla de Word. A continuación, te detallamos los pasos:
- Haz clic derecho en el punto que has establecido para abrir el menú de Tabulaciones.
- Después de seleccionar las opciones deseadas, deberás crear la tabla de contenido manualmente.
- Ingresa el nombre de la entrada en la página correspondiente y presiona la tecla TAB.
- Se mostrarán los caracteres de relleno y deberás colocar el número de página correspondiente.
Además, puedes repetir estos pasos cuantas veces sea necesario, presionando Enter para pasar a la siguiente línea y así construir el índice de forma manual. Si tienes un documento con muchas páginas, esta tarea puede llevar más tiempo y existe la posibilidad de cometer errores, pero es otra opción a considerar. También puedes abrir un documento en blanco, ir a la pestaña «Insertar» y seleccionar «Tabla». Establece el número de columnas y filas que necesitas. Los títulos se ubicarán a la izquierda y los números de página a la derecha. Puedes realizar modificaciones justificando los títulos, alineando los números a la derecha, etc. Luego, podrás eliminar los bordes de la tabla en su configuración.
Si deseas modificar o aplicar un formato a una entrada del índice y actualizarlo, deberás seguir varios pasos. Primero, si no puedes ver los campos XE, haz clic en «Mostrar u ocultar» en el grupo «Párrafo» de la pestaña «Inicio». Luego, busca el campo XE de la entrada que deseas cambiar.
Personalizar o actualizar el índice
Es posible que necesites personalizar el índice debido a alguna razón específica, en ese caso deberás saber cómo crear tablas de contenido personalizadas. También puede suceder que en algún momento necesites actualizar el índice debido a cambios realizados en el documento. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Tabla de contenido personalizada
También puedes crear una tabla de contenido personalizada o, en otras palabras, crear un índice en Word a tu gusto según tus necesidades. Los pasos a seguir son similares al proceso anteriormente mencionado y no presentarán complicaciones. A continuación, se detallan los pasos:
- Dirígete a la parte superior de la pantalla.
- Abre el Menú Referencias de Word, ubicado en la sección «azul».
- Haz clic en «Tabla de contenido», como se muestra en la captura de pantalla.
- Selecciona la opción «Tabla de contenido personalizada».
Aparecerá una ventana emergente donde podrás elegir diversas opciones. Podrás ver una vista preliminar y decidir si deseas mostrar los números de página, alinear los números a la derecha y utilizar hipervínculos en lugar de números de página en la vista previa web. También podrás elegir el estilo de caracter de relleno, los niveles y los formatos. Una vez que hayas personalizado la tabla, solo tienes que hacer clic en «Aceptar».
Dentro del menú Tabla de contenido, además de los parámetros mencionados, se encuentran dos botones que ofrecen características adicionales. Al hacer clic en el botón «Opciones», ubicado en la parte inferior del menú, podrás establecer parámetros a los que no se accede en la vista general. Por ejemplo, podrás generar la tabla de contenido a partir de estilos, niveles de esquema y elementos de tabla. Los estilos disponibles incluyen: Normal, Normal (Web), Sin espaciado, Título 1, Título 2 y Título 3. Estos valores se pueden modificar manualmente y, una vez establecidos los parámetros para cada campo, se hace clic en «Aceptar» y se sale.
Por otro lado, al hacer clic en «Modificar», se accede a modificaciones en los estilos y a la vista previa de cada punto del índice. En esta sección se muestra información sobre los estilos actuales del índice, como el tipo de espacio (por ejemplo, después: 5 puntos), el estilo de actualización automática, la prioridad, etc. Al igual que antes, una vez que se haya indicado las preferencias, se hace clic en «Aceptar» y se sale.
Actualizar la tabla de contenido
Si se han realizado cambios en el texto y se desea que estos se reflejen en el índice, Word proporciona el botón «Actualizar tabla de contenido», que permite que cada página o número coincida con su título correspondiente nuevamente. Además, se ofrecen dos opciones: actualizar toda la tabla (actualizaciones de texto y cambios de página) o actualizar solo los números de página (solo se actualizan las páginas en las que se encuentran los títulos, ignorando los cambios en el texto de los títulos). Se elige la opción deseada y se hace clic en «Aceptar». Sin embargo, es importante tener en cuenta que Word solo actualizará las tablas creadas automáticamente y no las personalizadas o creadas manualmente.
Modificar el índice
Si se desea modificar o aplicar formato a una entrada del índice, se debe cambiar el texto que se encuentra entre comillas. Para actualizar el índice, se hace clic en él y se presiona F9, o se hace clic en «Actualizar índice» en el grupo Índice de la pestaña Referencias. Si es necesario actualizarlo, se debe hacer de manera manual seleccionando todo el campo de entrada del índice, incluyendo las llaves, y presionando SUPR.
Si no visualizas los campos XE, debes hacer clic en el botón ‘Mostrar u ocultar’ en el grupo de opciones ‘Párrafo’ de la pestaña ‘Inicio’. Para actualizar el índice, simplemente debes hacer clic en él y presionar la tecla F9. También puedes hacerlo seleccionando la opción ‘Actualizar índice’ en la sección ‘Índice’ de la pestaña ‘Referencias’. De esta manera, resolverás tus inconvenientes.
Índice automático
Los índices son herramientas que facilitan la búsqueda de capítulos, temas o palabras clave en documentos extensos, como libros, proyectos laborales o trabajos académicos. Una de las formas de índice es el índice automático, que se crea a partir de una tabla de columnas que contiene las palabras a indexar. En el documento, se encuentra la opción ‘Índice automático’ en la pestaña ‘Insertar Índice’ de la sección ‘Referencias’.
Al utilizar el índice automático, se le solicita a Word que llame a la tabla correspondiente. Luego, se marcarán todas las secciones del documento donde aparezcan las palabras incluidas en dicha tabla. Para generar el índice final, ubicamos el cursor al final del documento y nos dirigimos a la pestaña ‘Referencias’ y seleccionamos ‘Insertar Índice’. Podemos alinear los números de página a la derecha y elegir un formato adecuado. A continuación, aceptamos y se generará el índice, indicando en qué páginas aparecen las palabras clave del documento.
Eliminar una entrada del índice
En ocasiones, puede ser necesario eliminar una entrada específica del índice después de modificar el texto o reorganizar secciones. Afortunadamente, esto se puede hacer sin afectar el índice en su conjunto.
Para eliminar una entrada, debemos seguir estos pasos desde Word: seleccionar toda la entrada del índice, incluyendo las llaves, y presionar la tecla ‘Suprimir’ del teclado. Si no vemos los campos XE, debemos hacer clic en ‘Mostrar u ocultar’ en la pestaña ‘Inicio’ para visualizar las marcas de párrafo. Finalmente, para actualizar el índice y mantener su correcta estructura, debemos hacer clic en el botón ‘F9’ del teclado. En caso de no funcionar de inmediato, es posible que sea necesario mantener presionada la tecla «fn» junto con el botón ‘F9’. En último caso, podemos utilizar la opción ‘Actualizar índice’ ubicada en la sección ‘Índice’ de la pestaña ‘Referencias’.
